Успішна трансформація фінансової системи. Практичний кейс
Олена Кожевина, СЕО «Инталев UA», експерт у сфері постановки й автоматизації управлінського обліку, консолідованої звітності, бюджетування, МСФЗ
- Що запровадити до трансформації фінансової системи і автоматизації?
- Якого алгоритму дотримуватися, щоб максимально швидко отримати результат?
Зміни у світі відбуваються неймовірними темпами, з’являються нові технології, гнучкіші погляди і підходи до управління. Водночас з інноваціями розвиваються і трансформуються компанії. Бізнесу, як і системі, властиво змінюватися та вдосконалюватися, шукати нових ідей і напрямів, працівників із прогресивними поглядами, підходів з альтернативними інструментами. Залишатися на плаву допомагає розвинена інтуїція і здатність швидко змінюватися. Однак інтуїція, не підтверджена цифрами та прогнозами, може призвести до серйозних втрат. Тому важливо сьогодні мати під рукою оперативну та достовірну інформацію, оцифровану, з глибоким аналізом даних. Інформація зараз — це нові гроші.
Останній рік підштовхнув більшість компаній до усвідомлення потреби запровадження змін, до трансформації своєї фінансової системи і автоматизації. Як пройти цей шлях максимально швидко, результативно і з мінімальними трудовитратами? Розглянемо алгоритм дій.
Організаційні зміни
Важливо усвідомити, що, трансформуючи фінансову систему, компанія вступає у проєкт. Окрім зафіксованих строків, меж, ризиків, у проєкті має з’явитися менеджер і команда.
Менеджером проєкту з побудови єдиної автоматизованої системи у 80% випадків є фінансовий директор компанії. Обираючи проєктного менеджера, керуйтеся не так його вартістю, як досвідом запровадження подібних систем.
Зверніть увагу, що для успішного запровадження проєкту менеджер має приділяти йому щонайменше 50% робочого часу. Якщо такого резерву немає, найміть проєктного менеджера на час запровадження системи.
Трансформуючи фінансову систему, доведеться торкнутися всіх рівнів обліку: бухгалтерського, оперативного, управлінського, МСФЗ, казначейства, бюджетування, фінансової звітності. Ідеально, якщо всі вони будуть автоматизовані в єдиному інформаційному просторі.
Якщо фінансовому директору підпорядковуються всі ці служби, шлях трансформації пройде швидкими темпами і досягнете максимального ефекту, позаяк це вже буде єдина команда і мінімальна кількість таких, що чинитимуть опір.
Подолання опору у проєкті
Проєкт — це завжди нове для працівників і зміни в компанії, як правило, супроводжуються опором або саботажем, як активним, так і пасивним. Згідно з теорією дифузії, яку розробив Е. Роджерс, спочатку інформації не сприймає більшість, і лише деякі працівники її сприймають. А відтак кількість, що сприйняла інформацію, збільшується і сягає критичної точки, після чого виникає ефект «снігової кулі» — кількість, що сприйняла інновацію, починає стрімко збільшуватися, вона стає поширеною повсюди (схема 1).
Для подолання опору достатньо трьох кроків.
Супроводжуйте трансформацію фінансової системи низкою навчань на різних етапах проєкту: від теоретичної бази основ фінансів до практичних навчань щодо використання системи, пишіть інструкції, знімайте відеоролики, залучайте працівників.
Порада
Такий підхід відмінно спрацює, щоб перевести тих, хто вагається, у прихильники і отримати підтримку у запровадженні нового проєкту або змін. Коли працівникам стає зрозуміло, що буде відбуватися, яка роль, що отримають зрештою, напруга працівників зменшується.
Розвіюйте страхи працівників, що автоматизація призведе до скорочення штату фінансистів. Часто-густо це абсолютно не взаємопов’язані речі.
Порада
Основний ефект від запровадження автоматизованої системи — це відхід від рутинних операцій, унеможливлення помилок людського чинника. Як наслідок, перемикання часу топменеджменту і фінансистів на якісний аналіз даних, можливість отримувати оперативну інформацію і допомогу у прийнятті рішень керівництву компанії.
Прищеплюйте культуру фінансової грамотності у всій компанії, щоб працівники в різних підрозділах розмовляли однією мовою. Це значно скорочує трансакційні недоліки спілкування, поліпшуючи ефективність роботи всієї компанії і прибутковість бізнесу.
Зверніть увагу!
Дев’яносто відсотків успіху при трансформації фінансової системи і подоланні саботажу — це залученість першої особи компанії до цього проєкту. Її завдання — заявити про важливість. Визначити організаційну структуру: оголосити учасників проєктної групи, про їх права, повноваження і відповідальність. Щомісяця брати участь у проєктних комітетах, щоб знати все, що відбувається, і команда проєкту розуміла значущість того, що відбувається. Добре впливає на ефективність затверджена система мотивації при досягненні успішних результатів.
Трансакційні складнощі спілкування всередині проєкту
Вступаючи у проєкт щодо автоматизації фінансів, часто бачимо, що компанії наступають на одні й ті самі граблі. Якщо мова йде про автоматизацію, то потрібен програміст або ІТ-фахівець. Приймаємо його до свого штату або знаходимо компанію на аутсорс і спілкуємося прямо, ставлячи завдання на бізнес-мові.
ІТ-фахівець:
«Скажіть мені, як автоматизована система має працювати, і я вам все запрограмую.»
Фінансисти і топменеджери:
«Я хочу отримати баланс за бізнес-одиницями.»
«Мені потрібен звіт про прибутковість проєктів із залишками грошей за проєктами і з розворотом за статтями.»
І виходить зіпсований телефон. Як правило, програміст не розуміє бізнес-мови, йому потрібне технічне завдання (ТЗ), докладно написане зрозумілою йому мовою.
Часто компанії не розуміють важливості етапу методології на першому кроці трансформації фінансової системи. Не відчувають потреби в наявності методолога або бізнес-аналітика, який має стати посередником між постановником завдання (фінансовим директором, топменеджментом) і програмістом.
Методологія — це не технічне завдання, це те, що передує йому.
Методологія включає розробку та затвердження як фінансової, так і організаційної структури, а також складових фінансової моделі бізнесу та її управлінської звітності — PNL, CF, Balance, основних KPI показників, облікових політик, розробку процесу бюджетування і затвердження платежів, реєстрів та управління касовими розривами.
Порада
Пам’ятайте, що якісна методологія управління фінансами передбачає облік за методом подвійного запису, побудована на управлінському плані рахунків. Саме цей метод гарантує, що не буде помилок у звітності, і швидку відповідь власнику «Чому прибуток є, а грошей на розрахунковому рахунку немає і в яких активах вони осіли». Зверніть увагу, щоб постановник завдань був досвідченим у цьому питанні.
Після прописаної методології бізнес-аналітик (методолог) може розпочинати написання технічного завдання, за яким програміст писатиме код вашої системи або здійснюватиме її налаштування, якщо система — гнучкий конструктор.
Такий працівник має бути у штаті, навіть якщо запроваджуєте автоматизацію з компанією на аутсорсі.
Це дуже важливий ключ до успіху запровадження змін у фінансову систему. Якщо обираєте підрядника для запровадження автоматизації, наявність методолога має бути одним із ключових чинників при виборі компанії інтегратора, окрім програмістів.
Самостійне запровадження чи розробка?
Коли стоїте перед вибором, як буде здійснюватися проєкт із трансформації і автоматизації фінансової системи, завжди є три шляхи. Кожен із цих шляхів має свої переваги і недоліки (схема 2).
Шлях 1
«Безвихідь»
Створити продукт силами власного ІТ-відділу.
Привабливий шлях для вашого ІТ-відділу і, як правило, безвихідний варіант для компанії у довгостроковій перспективі, який призводить до залежності від конкретних ІТ-фахівців. Шлях спочатку здається не дорогим, але за підсумком стає доволі дороговартісним.
Шлях 2
«Мрія»
Запровадити готову ЄРП-систему.
Тут є ризик не перебудувати компанію під систему і придбати надлишковий функціонал. Як правило, шлях довгий і дорогий, про який мріє більшість компаній. Перевага в отриманні кращих практик і досвіду в галузі.
Шлях 3
«Реальність»
Інтеграція спеціалізованих систем.
Цей шлях зазвичай найшвидший і недорогий. «Не революція, а еволюція» — передбачає, що кожен блок закриває своя система, краща в цьому сегменті.
Кожне підприємство має зробити вибір, який шлях ближчий йому за ідеологією, ціновою політикою, стилем корпоративного управління, масштабами і галуззю бізнесу.
Багато що залежить від пріоритетів: для одних критичні терміни запровадження, для інших — ціна, а треті сподіваються ризикнути, проте більшу частину виконати своїми силами, щоб заощадити.
У цьому сенсі діє «трикутник обмежень». Суть його полягає в тому, що чотири ключові параметри проєкту — вартість, терміни, якість і ризики — перебувають у безпосередній залежності. Наприклад, якщо бажаєте, щоб він був якісним і безризиковим, то маєте бути готовими до того, що запровадження триватиме довго і обійдеться дорого. При недороговартісному запровадженні велика ймовірність високих ризиків, низької якості або тривалого виконання завдання.
ІТ-архітектура
Який би шлях запровадження не обрали, компанії потрібно побудувати систему, яка охоплювала б усі напрями обліку: оперативний, регламентний, управлінський, МСФЗ (якщо є потреба), KPI з дашбордами у BI-аналітиці. Відправною точкою буде архітектура «як є», бажаною цільовою точкою стане архітектура «як треба».
Ідеальний шлях трансформації (схема 3) починається з оперативного контуру, коли одного разу внесена довідкова інформація про контрагента, договір, умови платежу, події про відвантаження і взаємні розрахунки відображається у всіх наступних контурах.
Проте часто бачимо ситуації руху зверху вниз. Найчастіше це бажання власника отримати наочні і красиві звіти у BI-аналітиці, тому що модно. Однак шлях запровадження зверху вниз буде постійно опускати до неякісного банку даних у нижніх контурах обліку (наприклад, відсутності потрібних аналітик) і постійних переробок. Як наслідок, це призводить до клаптикової і несистемної автоматизації, тривалих термінів запровадження.
Як обрати підрядника
Обрання підрядника для запровадження системи фінансів — це як обрання партнера для життя. Спільний шлях буде тривалим, позаяк бізнес росте і розвивається і вимагатиме розвитку фінансової системи. При виборі звертайте увагу на продукт і його функціонал, відповідні методи запровадження, бюджет, терміни і якість, та особливу увагу приділіть команді людей, з якою будете взаємодіяти. Цінності компанії мають бути близькими, тоді тривалий шлях взаємодії буде комфортним для обох сторін. У проєкті неможливо передбачити і прописати все до дрібниць, рано чи пізно виникне непорозуміння якихось деталей.
Настане час пройти конструктивний діалог і домовлятися про те, як рухатися далі. Проте комфортніше проходити ці стадії, довіряючи одне одному, чесно, відкрито і своєчасно називаючи складнощі, що виникли, і знаходячи шляхи їх вирішення. Обов’язково отримаєте рекомендації щодо запровадження системи від попередніх клієнтів, не полінуйтеся поспілкуватися особисто і отримати референс. І уточніть, як довго працюють у компанії працівники, які запроваджуватимуть проєкт, яка плинність кадрів усередині компанії підрядника.
Вибір методу ведення проєкту: Agile vs Waterfall
При трансформації фінансової системи важливо обрати відповідну методологію розробки проєкту. Спосіб розробки обирається, зважаючи на завдання бізнесу, обсяг робіт, час і бюджет.
Найпопулярнішими вважаються Waterfall — каскадна і Agile — гнучка.
Waterfall — це чітко запланований і деталізований підхід, де виконавець дотримується плану. Agile — пряма протилежність, яка передбачає гнучкість розробки з можливістю внесення змін на кожному етапі проєкту. Розглянемо кожну детальніше.
Waterfall (з англ. «водоспад») — передбачає послідовний перехід до кожного етапу розробки і неможливість повернутися на крок назад. Унести будь-які зміни можна буде тільки після релізу проєкту.
Порада
Обираючи цю модель для свого проєкту, варто розуміти, що кінцевий продукт матиме недоліки. Усе на етапі аналізу і планування потрібно передбачити, — під час розробки можуть з’явитися нові вимоги. Класичний підхід становить собою каскадну модель, яка ґрунтується на послідовному створенні проєкту, розподіленого на цикли.
Agile — система, заснована на принципі «гнучкого» управління проєктами. Сюди зараховують методики Scrum, Kanban, Екстремальне програмування (XP), Lean тощо. Ключова особливість такого підходу — створення проєкту на кілька циклів (ітерацій), у кінці кожного видно конкретний результат, який дає можливість зрозуміти, яким шляхом рухатися далі.
Проєкт ділиться на кілька циклів від одного тижня до місяця. Тимчасові рамки обговорюються окремо, залежно від завдань. Кожен цикл становить собою завершений мініпроєкт, в якому є етапи аналізу, планування, тестування і реалізації. Зрештою отримуєте продукт, який, за потреби, коригується.
Однією з найпопулярніших методик Agile є система Scrum. Це підхід із гнучкою розробкою проєктів, заснований на принципі спринту. Від 1 тижня до місяця має бути готова робоча версія продукту / проєкту.
Як Agile, так і Waterfall допоможуть у створенні практично будь-якого продукту. Однак насамперед обирається та методологія, яка може максимально ефективно і якісно реалізувати проєкт, відштовхуючись від параметрів, як час, бюджет, кваліфікація виконавців та інші важливі критерії.
Постійний розвиток і вдосконалення бізнесу і системи
Підтримка у проєкті важлива і потрібна як з боку клієнта, так і підрядника. Бо тільки клієнт знає, які цілі стоять перед компанією в майбутньому, а система має бути готовою до нових викликів. Підрядник може на постійній основі допомагати допрацьовувати систему, щоб вона відповідала запитам бізнесу. Проте не намагайтеся постійно вносити зміни в суть проєкту — кардинально змінювати фінансову структуру, перелік статей. Запуститеся, а потім змінюйте. Інакше весь час будете у процесі вдосконалення. А як відомо, досконалості немає меж. Розвивайте свою фінансову систему в межах розвитку та підтримки проєкту.
Ключовим фактором успіху у процесі впровадження і в майбутньому розвитку системи є створення центру компетенції у структурі компанії. До нього мають входити: бізнес-аналітик або методолог, програміст або налаштовувач системи, якщо це гнучкий інструмент налаштування. Ці люди у потрібний момент зможуть оперативно внести зміни до системи, навчити новоприбулих у компанії, а також стати провідниками нових змін у компанії.
Успіхів у розвитку бізнесів і проєктів. Хай автоматизована фінансова система стане помічником і опорою в нашому мінливому світі!
